Totalausfall trotz Zielerreichung

Kürzlich hat mir ein Projektleiter stolz berichtet: „Das IT-Projekt ist auf einem guten Weg!“ Neue Prozesse werden auf der grünen Wiese entwickelt. Die neue Software wird gerade auf den Servern installiert. Das klappt reibungslos. Konflikte? Fehlanzeige! Als ich nachfrage, kommen erste Bedenken: Das Projektteam wurde aus dem (IT-) Umfeld des Projektleiters zusammengestellt. Die Verantwortung liegt in der IT. Die neuen Prozesse wurden von ausgebildeten Prozessentwicklern designt. Allerdings: Die neue Software soll Prozesse im Kundenservice schneller und kundenfreundlicher gestalten. Doch weder der Kundenservice noch der Kunde selbst sind eingebunden. Auf Nachfrage erfahre ich: Die haben keine Ahnung vom Prozess- und Softwaredesign. Die würden alles nur schlecht reden. Und außerdem weiß der Kunde doch gar nichts von den intern erforderlichen Abläufen.
Klar ist es unbequem, unterschiedliche Meinungen zu einem (Prozess-) Thema zu hören. Und noch viel schwieriger ist es, diese unter einen Hut zu bringen. Doch was ist die Alternative? Wir bringen Projekte voran und – vielleicht sogar – ins Ziel. Doch erfolgreich ist so ein Vorgehen noch lange nicht.

Ein erfolgreiches Projekt braucht Kritiker

Was ist die Alternative? Wir brauchen auch den „Nein-Sager“ im Projekt. Menschen, die eine eigene Meinung haben und diese vertreten. Und eine Umgebung, in der diese „Nein-Sager“ Gehör finden.

Nicht falsch verstehen: Es geht hier nicht um die Dauernörgler. Menschen, die sich immer verweigern. Die nur dagegen sind. Die weiterreiten wollen, obwohl das Pferd schon tot ist. Solche Leute im Team können das ganze Projekt zerstören.

Es geht um die Menschen, die den eingeschlagenen Weg hinterfragen. Menschen die aufzeigen, welche anderen Wege sie sehen. Die bereit sind, Verantwortung zu übernehmen und die Initiative zeigen.

Damit 1 und 1 gleich 1.000

Die gleiche Herkunft, die gleiche Ausbildung, die gleichen Interessen. Tun sich zwei solche Menschen zusammen, sind sie doppelt so stark, vielleicht auch doppelt so schnell.

Ganz anders, wenn sich zwei ganz unterschiedliche Menschen zusammen tun. Die unterschiedliche Erfahrung einbringen. Deren Ausbildung und Interessen ganz unterschiedlich sind. Die Beiden werden gemeinsam ganz neue Wege finden, die einer allein so gar nicht entdecken könnte. Durch diese Unterschiede entstehen Ergebnisse, die das Vermögen des Einzelnen um ein Vielfaches übersteigen.

Es ist wie in der Farblehre: Neue Farben entstehen, wenn zwei unterschiedliche Farben gemischt werden. Dann entsteht aus dem kräftigen Rot und dem zarten Grün ein weit leuchtendes Gelb.

Fliehen oder Kämpfen?

Wir haben in der Evolution überlebt, weil wir zwei Instinkte verinnerlicht haben: Gefahren begegnen wir durch Flucht oder durch Kampf. Für welchen Weg wir uns entscheiden, hängt von der Situation ab. Von unserer Umwelt und uns selbst.

Doch die beiden Instinkte passen nicht mehr so recht in unsere Gegenwart (zumindest hier in Europa). Um Leben oder Tod geht es in unserem Alltag nicht mehr. Deshalb ist es an der Zeit auch einen 3. Weg zu berücksichtigen!

Der 3. Weg

Damit 1 und 1 ein Vielfaches von 2 ergibt, ist es notwendig, dass sich Menschen mit unterschiedlicher Denke, Prägung und Arbeitsweise zusammentun, um gemeinsam an etwas ganz Großem zu arbeiten. So weit – so gut. Doch wie ist das möglich?

Wir brauchen die Bereitschaft einen gemeinsamen Weg zu finden und zu gehen, der uns auf ein neues Level hebt. Der Lösungen ermöglicht, die allein gar nicht denkbar sind.
Stephen R. Covey nennt dies „The 3rd Alternative“. Diese 3. Alternative zeigt sich, wenn das 2-Alternativen-Denken überwunden wird. Covey beschreibt vier Schritte, die wahre Synergie – wie er es nennt – entstehen lassen.

1. Kläre, ob alle bereit sind, eine 3. Alternative zu suchen. Eine Lösung, die besser ist als das, was jeder für sich bisher im Sinn hat.
2. Stellt Erfolgskriterien auf, die für alle Beteiligten gelten. Kriterien, die – wenn sie erreicht sind – alle Erwartungen an eine Lösung zufrieden stellen.
3. Schafft 3. Alternativen. Ersinnt Lösungen, die nur gemeinsam denkbar sind. Lösungen, die allein unvorstellbar und unerreichbar seinen.
4. Erlebt, was sich gemeinsam erreichen lässt. Erkennt, dass der 3. Weg zu einem Ziel führt, das nur durch unsere Unterschiedlichkeit erreichbar war.

Konflikte gehören dazu

So sehr Verschiedenheit Voraussetzung für herausragende Teamleistung ist, so schwer ist es, diese auszuhalten. Denn Verschiedenheit führt zwangsläufig zu Konflikten. Da gibt es den geschulten Theoretiker, der Geschäftsprozesse wunderbar modelliert. Der sich auskennt mit der dafür notwendigen Software, der Notation und der Technik. Und es gibt den Praktiker, der weiß die Bedürfnisse des Kunden zu ergründen. Der einmalige Lösungswege sucht, die in keinem Prozess dargestellt sind. Wie oft begegnen wir solchen Gegensätzen? Und wie gehen wir damit um?

• Jeder macht „sein Ding“. Das führt dazu, dass Prozesse nur in der Theorie funktionieren. Oder dass Prozesse so individuell sind, dass der Aufwand unbezahlbar wird.
• Beide werden in einem Projekt zusammengesperrt und verwenden fortan ihre ganze Energie darauf, die Sicht des Anderen zu verteufeln.

Wie wäre es, wenn beide sich ernsthaft für die Sicht des anderen interessieren? Wenn sie herausfinden wollen, warum die andere Seite so sieht, denkt und handelt?

• Wenn der Theoretiker entdeckt, wie wichtig im Prozess die Erwartungen des Kunden sind? Wenn er erkennt, dass der Kunde selbst Interesse daran hat, seine Wünsche in einer Software zu erfassen?
• Und wenn der Praktiker versteht, dass sich wiederholende Abläufe die Umsetzungsgeschwindigkeit vervielfachen? Dass er mehr Zeit mit dem Kunden verbringen kann, wenn er sich auf robuste Prozesse verlassen kann?

Ein Kessel Buntes

Vielfalt ist Voraussetzung, um Neues zu schaffen. Um neue, unbekannte Wege zu entdecken und zu gehen. Auch Probleme lassen sich leichter oder vielleicht sogar nur dann lösen, wenn ganz viele Meinungen, Sichten und Fähigkeiten zusammen kommen.

Genau diesen neuen, unbekannten und von vielen Schwierigkeiten gepflasterten Weg müssen wir in unseren Projekten gehen. Schließlich handelt es sich – quasi per Definition – bei Projekten um einmalige, zeitlich befristete, innovative und schwierige Aufgaben.

Für große Aufgaben brauchen wir ein buntes Team: Theoretiker und Praktiker, Männer und Frauen, Junge und Ältere, Mitarbeiter und Externe, strukturiert Handelnde und Chaoten.

Wie gelingt es, so viele unterschiedlichen Charaktere, Interessen und Ideen zusammen zu bringen?

Ich sehe mich – ich sehe dich

Konflikte entstehen, wo Fronten aufgebaut werden. Wo Mauern eine Grenze ziehen. Da gibt es meinen Vorschlag, meinen Weg und meine Lösung. Und auf der anderen Seite der Mauer steht der Gegner: Mit seinem Weg und seiner Lösung. Entweder ich oder du. Gerade im Business handeln wir nach diesem Prinzip. Der Wettbewerb ist der Feind, den wir vernichten müssen. In der Nachbarabteilung gibt es Vorschläge, die wir bekämpfen müssen. Nur was wir denken, sagen und tun ist richtig.

Wo wir Entweder-Oder denken und handeln, dort verwenden wir unsere Energie darauf, den Anderen auszugrenzen oder gar zu bekämpfen. Mit Ich-und-Du gehen wir einen anderen Weg: Ich sehe mich und mache mir bewusst, dass dies nur eine – nämlich meine – Sicht auf die Welt ist. Und ich sehe dich und akzeptiere, dass dies deine Sicht auf die Dinge ist. Beides ist gut und wahr. Beide Welten sind real. Wenn wir diese zusammen bringen, dann schaffen wir eine gemeinsame, noch viel größere Welt. Dann geht es nicht mehr um Ich oder Du sondern um das Wir.

Gegensätze im Projekt nutzen

Unsere Unterschiede sind der Inkubator für Projekterfolg. Mit diesen Methoden gelingt es uns, unsere unterschiedlichen Sichten im Projekt zu nutzen:

• Das Magische Theater
  Jeder ist aufgefordert, seine Ideen – und sind sie noch so abwegig – einzubringen. Da werden Gedanken ausgesprochen, die gegensätzlicher gar nicht sein können. Jede Idee ist erlaubt. Egal wie abstrus sie erscheint. Nichts wird bewertet. Alles wird gesammelt. Das Magische Theater geht dabei noch weiter als das Brainstorming. Denn Gedanken werden nicht nur ausgesprochen, sondern weitergesponnen. Aus solch einer Vielfalt lassen sich dann gemeinsam Prototypen einer Lösung ableiten.
• Hütchen-wechsel-dich
  Wir nehmen die Rolle des anderen ein. Dabei ist es erlaubt – ja gewollt – die Sicht des Anderen einzunehmen und weiterzudenken. Fremde Wahrheiten auszusprechen und diese gemeinsam weiterentwickeln.
• Die 6-3-5-Methode
  Ausgehend von einer konkret formulierten Fragestellung erhält die Projektgruppe (im Beispiel 6 Personen) fünf Minuten Zeit, drei Lösungsideen zu entwickeln und auf einem Blatt (oder Flipchart) zu skizzieren. Nach fünf Minuten wechseln die Teilnehmer, sichten die Lösungsansätze des Vorgängers und entwickeln die Idee fort. So hat jeder die Möglichkeit seine Lösungsideen einzubringen, die dann von allen anderen aufgegriffen und weitergedacht werden.
• Die Kopfstandtechnik
  Wir beschreiben das Gegenteil unseres Problems (Beispiel: „Wie gelingt es uns garantiert, die Kunden von unserer Website zu vertreiben?“). Die abenteuerlichsten Lösungsansätze werden gesammelt. Im dritten Schritt werden die Lösungsideen wieder umgekehrt.

Wir brauchen Gegensätze im Projekt, um neue Ideen und Wege zu finden. Gegensätze sind notwendig, um tragfähige Lösungen zu bauen.

Konfliktbereit

Sie ist wichtig: Unsere Bereitschaft zum Konflikt. Gerade in unseren Projekten. Lasst uns dies beim nächsten Projekt-Setup berücksichtigen. Indem wir ein buntes Team zusammenstellen. Menschen, die sich einbringen wollen. Die unterschiedlichste Sichten haben. Die bereit sind, nach dem 3. Weg zu suchen. Einen Weg, der alle Erwartungen an das Projekt erfüllt. Es lohnt.

Peter Janetschke